DPIA als startpunt? Alleen met de juiste basis
Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is verplicht wanneer een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen (zie artikel 35 GDPR). Toch is het geïsoleerd uitvoeren van een DPIA zelden voldoende. Hetzelfde geldt voor het opstellen van privacyverklaringen of verwerkingsovereenkomsten zonder duidelijke context: het zijn middelen, geen doelen op zich.
Veel organisaties – vaak zogeheten Privacy Greenfields – starten hun compliance-traject met een DPIA, zonder te weten wat ze precies verwerken, waarom, of hoe lang dat mag. Dat is vergelijkbaar met het bouwen van een huis zonder fundering: een gemiste kans én een risico.
Eerst overzicht, dan verdieping
Voordat je een DPIA uitvoert, is het cruciaal om eerst inzichtelijk te maken:
- Welke verwerkingen plaatsvinden binnen jouw organisatie
- Wat de bijbehorende doelen en wettelijke grondslagen zijn
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt en gedeeld
- Hoe lang deze gegevens worden bewaard
- Welke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen
Een verwerkingsregister (artikel 30 GDPR) vormt daarbij de logische en noodzakelijke eerste stap. Pas als je deze basis op orde hebt, kun je weloverwogen privacyverklaringen opstellen, verwerkingsovereenkomsten sluiten en bepalen of overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens vereist is (artikel 36 GDPR).
Van losse acties naar structurele aanpak: Plan, Do, Check, Act
Voor echte, duurzame privacy-accountability is meer nodig dan losse documenten of handelingen. Organisaties die privacy structureel willen borgen, kiezen voor een integrale aanpak op basis van de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus. Deze aanpak helpt bij het chronologisch en systematisch organiseren van:
- De eigen organisatiestructuur en het privacyteam
- De relevante wet- en regelgeving (inclusief sectorale eisen)
- De in gebruik zijnde gegevensverwerkingen
- Het bijbehorende privacybeleid en concrete acties
- De bewijsmiddelen die aantonen dat je compliant bent
- De controles die borgen dat je het ook blijft
Resultaat: ingebedde privacy in je organisatie
Met deze aanpak wordt privacy geen los project, maar een vast onderdeel van je bedrijfsvoering. Het verhoogt niet alleen je juridische weerbaarheid, maar versterkt ook je reputatie en vertrouwen bij klanten en partners.
Wil je weten waar jouw organisatie staat en wat de slimme eerste stap is? Neem vrijblijvend contact met mij op. Samen brengen we jouw organisatie naar een hoger niveau van privacy en compliance.